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2009年4月27日 (月)

サイボウズ Office8導入

久々の更新です。。

今月は決算・申告業務は多くなかったのですが、3月、4月決算・申告に向けての打ち合わせが入っていたり、

税理士業務以外で外部の方との打ち合わせが多かったため、中々の仕事量でした。

その中でも業務改善プロジェクトのひとつとして、現在「サイボウズ Office8」の導入を進めています。

「サイボウズ Office」はサイボウズが提供する総合グループウェアのソフトで、
比較的安価で使えるソフトとして中小企業を中心に導入が進んでいます。

サイボウズによると、グループウェアとは「企業内の情報共有やコミュニケーションの活性化による業務の効率化を支援するソフトウェア」とされています。

その機能は単なるスケジュール管理ソフトではなく、企業内のデータベースと社内メール等のコミュニケーションツールが統合されたソフトで、様々な機能が有機的に結合することで、単なるスケジュール管理ソフトでは実現不可能な情報の共有化・業務の効率化が期待できます。

4~5年前(開業当初)その機能に興味があってセミナーを聞きにいったりもしたのですが、
当然開業当初なので、従業員なし。使う人は自分一人。。

グループウェアの必要なし!
ということで、「将来使いたいな~」という思いで、その便利さだけを認識して帰ったのでした。

それが今回、業務提携している森本事務所から一緒に情報共有化を図るため、導入の話が再び出てきたのです。

「サイボウズ Office」の導入にあたっては、
以下のどちらで導入するかが検討事項となりました。
①ソフト買取、自社サーバーを用意する。
②ASP(SaaS)で、サーバーレンタル、毎月利用料を払う。

①の方がランニングコストは低く抑えることができるのですが、サーバーを用意しないといけない等初期投資が膨らむとともに、そのメンテナンスも大変だということで、

今回は②のASP方式を採用することとなりました。

採用した、とはいっても、今後、業務内にうまく浸透させることができるかどうかは、使う側(特に従業員さん)が「便利」だと感じて、積極的に使ってもらえるかどうかにかかっていると思います。

以前聞きにいったセミナーで現社長(当時は副社長)の青野さんは、

「スケジュール管理で従業員の方が社内の飲み会の予定を入れだしたら、導入は成功です!」「目くじら立てて怒らないで下さい」

とおっしゃっていたのが印象的でした。

確かに楽しんでできれば、成功は間違いないですね。

今回の導入にあたって参考にしたいと思います。

税理士 大阪 コンサルティング  中嶋聡税理士事務所
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<p><p><p>スライド 3</p></p></p> 

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